ERP a podnikové informačné systémy
Informačný systém na mieru: jedna pravda o firme namiesto ôsmich tabuliek
Zákazky, sklad, kapacity, ľudia a fakturácia v jednom prostredí, ktoré kopíruje váš proces. Nie balík, ktorému sa firma musí prispôsobiť.
Diagnostika
Ako sa pozná firma bez informačného systému
Nie podľa toho, že jej niečo chýba. Podľa toho, koľko práce sa robí dvakrát.
Každé oddelenie má vlastnú evidenciu
Obchod v jednom nástroji, výroba v druhom, sklad v treťom. Nikto nemá celý obraz zákazky.
Ten istý údaj sa zadáva viackrát
Objednávka sa prepíše do výroby, potom do skladu a nakoniec do faktúry. Zakaždým je šanca na chybu.
Stav zákazky treba zisťovať telefonátom
Odpoveď na „kedy to bude“ závisí od toho, koho práve zastihnete.
Kapacity sa plánujú od oka
Koľko práce je reálne nabraté a či sa to stihne, vie povedať jeden človek — a ten je práve na dovolenke.
Podklady na fakturáciu sa zbierajú ručne
Na konci mesiaca sa dohľadáva, čo sa spravilo a čo sa má vyfakturovať.
Vedenie nemá aktuálne čísla
Prehľad existuje, ale je z minulého mesiaca a zostavoval sa dva dni.
Rozsah
Čo taký systém vo firme spája
Rozsah určuje proces firmy. Nižšie sú oblasti, ktoré do jedného celku spájame najčastejšie.
Vymedzenie
CRM, ERP a informačný systém nie sú synonymá
Zamieňanie týchto pojmov býva dôvod, prečo firma kúpi nástroj, ktorý rieši inú polovicu jej problému.
Cesta k zákazke
Dopyty, obchodný proces, follow-upy a konverzia. Končí podpisom.
- Pipeline a fázy obchodu
- Karta klienta a história
- Follow-upy a úlohy
Čo sa deje po podpise
Realizácia zákazky: sklad, kapacity, nákup, fakturácia a náklady.
- Zákazky a plánovanie
- Sklad a nákup
- Podklady na fakturáciu
Celok vrátane vašich špecifík
Širší pojem. Môže obsahovať oboje plus to, čo v žiadnom balíku nie je, lebo je to vaše.
- Procesy špecifické pre odvetvie
- Vlastné pravidlá a schvaľovanie
- Prepojenie na okolité programy
Rozhodnutie
Vlastný systém alebo krabicové ERP?
Obe možnosti majú svoje miesto. Rozdiel je v tom, kto sa komu prispôsobí.
- Krabicové ERP: rýchlejší štart, hotové moduly, cena rastie s počtom používateľov
- Krabicové ERP: firma preberá jeho spôsob práce aj tam, kde jej nesedí
- Vlastné riešenie: dlhšia príprava, ale proces zostáva váš
- Vlastné riešenie: databáza aj kód patria firme, zmena je úprava, nie požiadavka
Ako to rozhodujeme
Na audite spočítame trojročné náklady oboch ciest vrátane licencií, zaškolenia a práce navyše, ktorú si firma dnes robí okolo systému.
Ak vyjde krabicové riešenie lepšie, povieme to a pomôžeme ho napojiť na zvyšok firmy. Nemáme dôvod predávať vývoj tam, kde sa nevráti.
Prepojenie a automatizácia
Systém má hodnotu, až keď nie je ostrov
Nasadenie
Ako sa systém dostáva do prevádzky
Audit a mapovanie
Prejdeme, ako dnes prechádza zákazka firmou a kde sa práca opakuje.
Návrh rozsahu
Určíme, čo systém pokryje v prvej etape a čo zámerne nie.
Prvá etapa v prevádzke
Nasadíme časť, ktorá najviac bolí, aby firma videla výsledok skoro.
Migrácia a napojenie
Prenesieme existujúce dáta a napojíme okolité programy.
Rozšírenie a meranie
Dopĺňame ďalšie oblasti a sledujeme, čo sa reálne zmenilo.
Časté otázky
Na čo sa firmy pýtajú pri informačnom systéme
Aký je rozdiel medzi CRM, ERP a informačným systémom?
CRM rieši cestu k zákazke — dopyty, obchod, follow-upy. ERP rieši, čo sa deje po podpise — zákazky, sklad, kapacity, fakturáciu. Informačný systém je širší pojem: môže obsahovať oboje plus to, čo je pre vašu firmu špecifické a v žiadnom balíku sa nenachádza.
Oplatí sa vlastný systém oproti krabicovému ERP?
Krabicové ERP dáva zmysel, kým firma vie prijať jeho spôsob práce. Vlastný systém sa oplatí, keď je proces konkurenčnou výhodou, keď licencie rastú s každým človekom, alebo keď väčšina firmy stále beží vedľa systému v tabuľkách.
Musíme vymeniť účtovníctvo?
Väčšinou nie. Účtovníctvo býva posledná vec, ktorú treba meniť. Systém sa naň napojí a posiela mu podklady, aby sa neprepisovali ručne.
Ako dlho trvá nasadenie?
Staviame po častiach. Prvá časť, ktorá firme reálne uľahčí prácu, býva v prevádzke výrazne skôr než celý rozsah. Presný harmonogram vzniká po audite.
Čo ak sa firma o dva roky zmení?
Preto systém staviame ako vlastný. Zmena poľa, kroku alebo reportu je úprava vášho systému, nie žiadosť dodávateľovi o funkciu do jeho roadmapy.
Riešite aj skladový systém alebo evidenciu skladu?
Áno, ako súčasť systému, nie ako samostatný program. Sklad má hodnotu, keď vidí zákazky a nákup: čo je rezervované, čo treba objednať a čo sa dá fakturovať. Samostatný skladový softvér, ktorý o zákazkách nevie, tento problém nerieši.
Patrí do systému aj dochádzka a HR agenda?
Môže byť jeho súčasťou, ak je pre firmu podstatná — napríklad dochádzka naviazaná na kapacity zákaziek. Ak je HR agenda hlavná téma (evidencia zamestnancov, dovolenky, schvaľovanie, dokumenty), riešime ju ako samostatný HR systém na mieru.
Ako je to s elektronickou fakturáciou?
Faktúry v systéme vznikajú ako štruktúrované dáta z toho, čo sa reálne dodalo, a odovzdávajú sa účtovníctvu cez integráciu. Samotné vystavenie daňového dokladu podľa platných pravidiel zostáva v účtovnom systéme, na ktorý sa napájame — preto ho väčšinou netreba meniť.
Ďalší krok
Pozrime sa, koľko práce vo firme beží dvakrát.
Technologický audit prejde cestu zákazky naprieč oddeleniami a ukáže, kde sa tie isté údaje zadávajú znova.