Integrácie a API
Nech si programy posielajú dáta samy
Firma väčšinou nepotrebuje vymeniť nástroje. Potrebuje, aby prestali byť ostrovmi a prestali od ľudí vyžadovať, aby ich spájali ručne.
Kde to bolí
Ako vyzerá firma bez prepojených programov
Nie je to o technológii. Je to o ľuďoch, ktorí sú platení za to, aby robili most medzi dvoma obrazovkami.
Čo sa deje dnes
- Objednávka z e-shopu sa prepisuje do skladu
- Dopyt z formulára chodí e-mailom a ručne sa zakladá
- Podklady na faktúru sa zbierajú z troch miest
- Kontakt sa aktualizuje zvlášť v CRM a zvlášť v účtovníctve
- Export a import cez tabuľku raz týždenne
Čo to firmu stojí
Čas, ktorý sa dá vyčísliť, a chyby, ktoré sa vyčísliť dajú horšie. Preklep v prepísanom čísle sa nájde až pri reklamácii alebo pri účtovnej uzávierke.
A tichú závislosť na jednom človeku, ktorý ako jediný vie, v akom poradí sa tie exporty robia.
Realita
Nie každý program sa dá prepojiť rovnako
Toto je prvá vec, ktorú overujeme. Od nej závisí, či je integrácia otázkou dní alebo či nie je možná vôbec.
Priame prepojenie
Program vie prijímať aj odovzdávať dáta. Najčistejšia cesta — prenos je okamžitý a chyby sa dajú zachytiť.
- Obojsmerný prenos
- Okamžitá reakcia na udalosť
- Kontrola chýb a opakovanie
Obídená cesta
Nie je rozhranie, ale existuje spoľahlivý export alebo prístup k dátam. Prenos býva dávkový a pomalší.
- Plánovaný export a import
- Prenos v dávkach
- Vyššie nároky na kontrolu
Individuálne posúdenie
Uzavretý alebo veľmi starý program. Niekedy sa cesta nájde, niekedy nie bez zásahu jeho dodávateľa.
- Overenie možností pred prísľubom
- Prípadné rokovanie s dodávateľom
- Niekedy je odpoveď „nedá sa“
Konkrétne prepojenia potvrdzujeme až po overení vašej verzie a licencie. Zoznam „podporovaných integrácií“ vopred nesľubujeme, lebo by nebol pravdivý.
Rozsah
Čo najčastejšie prepájame
Ako to staviame
Integrácia musí rátať s tým, že raz zlyhá
Prenos, o ktorom sa nikto nedozvie, že sa nepodaril, je horší než žiadny. Firma sa naň spoľahne a zistí to neskoro.
- Neúspešný prenos sa zopakuje
- Vidno, čo prešlo a čo nie
- Duplicita sa nezaloží dvakrát
- Zmena na jednej strane neprepíše novšiu na druhej
- Je dohodnuté, ktorý program je pri konflikte zdroj pravdy
Nasadenie
Postup
Audit programov
Zistíme, čo firma používa, v akých verziách a čo tie programy umožňujú.
Návrh tokov
Určíme, ktoré dáta majú kadiaľ tiecť a ktorý program je pri konflikte rozhodujúci.
Prvý tok
Nasadíme ten, ktorý zaberá najviac ručnej práce.
Kontrola a odolnosť
Doplníme opakovanie, upozornenia a prehľad o prenosoch.
Ďalšie toky
Postupne pridávame zvyšok podľa prínosu.
Časté otázky
Na čo sa firmy pýtajú pri integráciách
Dá sa prepojiť každý program?
Nie. Ak má program API alebo aspoň spoľahlivý export, prepojenie je otázkou návrhu. Pri uzavretých alebo veľmi starých systémoch to niekedy nejde bez zásahu ich dodávateľa — a vtedy to povieme rovno, nie po zaplatení analýzy.
Čo ak dodávateľ nášho systému nespolupracuje?
Hľadáme cestu, ktorá nezávisí od jeho ochoty: plánovaný export, databázový prístup alebo medzikrok. Ak žiadna neexistuje, je poctivejšie povedať, že integrácia nie je možná.
Ako často sa dáta prenášajú?
Podľa procesu. Niekedy stačí raz denne, inokedy musí byť prenos okamžitý. Častejšie znamená zložitejšie a drahšie, preto sa to rozhoduje podľa potreby, nie automaticky.
Čo sa stane, keď prenos zlyhá?
Integrácia musí rátať s výpadkom. Navrhujeme ju tak, aby sa neúspešný prenos zopakoval a aby bolo vidieť, že sa niečo nepodarilo. Tichý výpadok je horší než žiadna integrácia.
Prepojíte CRM s účtovníctvom, napríklad s Pohodou?
Vo väčšine prípadov áno: kontakty a doklady z CRM do účtovníctva, stav úhrad späť. Závisí to od konkrétneho programu, verzie a licencie — možnosti overujeme na audite podľa toho, čo reálne používate, nesľubujeme prepojenie dopredu. Pre Pohodu máme samostatnú stránku s tým, čo sa dá napojiť.
Ďalší krok
Zistite, ktoré prepisovanie vo firme môže skončiť.
Technologický audit prejde vaše programy a povie, čo sa dá prepojiť, ako a čo sa prepojiť nedá.