Integrácia s Pohodou
Prepojte CRM, e-shop alebo firemný systém s účtovníctvom Pohoda
Doklady, kontakty a stav úhrad prestanú cestovať cez tabuľku a ručné prepisovanie. Čo presne sa dá prepojiť, závisí od vašej verzie — a overujeme to skôr, než niečo sľúbime.
Pri každom type údaja sa vopred určí, ktorá strana je zdrojom pravdy.
Rozsah
Čo sa s Pohodou najčastejšie prepája
Rozsah sa určuje podľa toho, čo firme reálne uberá čas — nie podľa toho, čo je technicky možné.
Toto sú typické oblasti, nie zoznam garantovaných funkcií. Ktoré z nich sú vo vašom prípade dostupné, sa potvrdzuje až po overení inštalácie.
Typické prepojenia
Čo sa na Pohodu najčastejšie napája
Pohoda zostáva účtovníctvom. Napája sa na ňu systém, v ktorom vzniká obchod, objednávka alebo zákazka.
CRM ↔ Pohoda
Kontakty a doklady z obchodu do účtovníctva, stav úhrad späť k obchodníkovi. Obchodník nevolá účtovníčke, či klient zaplatil.
E-shop ↔ Pohoda
Objednávky a doklady smerom do Pohody, stav úhrad a zásob smerom von. Bez ručného prepisu objednávok na konci dňa.
Technická stránka
Pohoda XML a API: ako sa s Pohodou komunikuje
Pohoda umožňuje výmenu dát cez XML rozhranie, ktoré sa dá sprístupniť serverovou službou. Nad ním staviame vlastnú medzivrstvu, aby systém nekomunikoval s účtovníctvom priamo.
- XML výmena dát ako základ komunikácie
- Serverová služba pre prístup zo siete, ak je dostupná
- Vlastná API medzivrstva medzi vaším systémom a Pohodou
- Riadenie prístupu — účtovníctvo nie je otvorené na internet
- Fronta a opakovanie prenosu pri výpadku
- Prehľad o tom, čo prešlo a čo nie
Dostupnosť konkrétneho rozhrania závisí od variantu a licencie Pohody. Overuje sa na začiatku, nie počas vývoja.
Prečo medzivrstva
Keby sa každý systém pripájal na účtovníctvo priamo, každá zmena vo verzii Pohody by znamenala zásah do všetkých z nich.
Medzivrstva drží pravidlá prenosu na jednom mieste, chráni prístup do účtovníctva a umožňuje prenos zopakovať bez toho, aby vznikol duplicitný doklad.
Hranica
Kedy integráciu nesľubujeme
Účtovné dáta sú citlivé a chyba v nich sa prejaví neskoro. Preto sme pri prísľuboch opatrní.
- Kým nepoznáme inštaláciu — verzia, variant a licencia rozhodujú o tom, čo je dostupné
- Keď účtovníctvo beží izolovane — bez sieťového prístupu treba najprv vyriešiť prevádzku, nie integráciu
- Pri obojsmernom prenose bez pravidiel — kým nie je jasné, ktorá strana vyhráva pri konflikte, prenos nezapíname
- Keď je lacnejší export — pri malom objeme sa plná integrácia nemusí vrátiť
Postup
Ako napojenie prebieha
Overenie inštalácie
Zistíme verziu, variant a to, aké rozhranie je reálne k dispozícii.
Návrh tokov a smerov
Určíme, ktoré údaje tečú kadiaľ a ktorá strana je pri konflikte rozhodujúca.
Medzivrstva
Postavíme API vrstvu, ktorá drží pravidlá a chráni prístup do účtovníctva.
Prvý tok naostro
Spustíme ten, ktorý zaberá najviac ručnej práce, a sledujeme ho.
Rozšírenie
Pridávame ďalšie typy dokladov a údajov podľa prínosu.
Časté otázky
Na čo sa firmy pýtajú pri napojení na Pohodu
Dá sa napojiť každá inštalácia Pohody?
Nie automaticky. Závisí to od verzie, variantu a od toho, či je k dispozícii rozhranie pre komunikáciu. Práve preto možnosti overujeme na audite predtým, než čokoľvek sľúbime.
Ktorým smerom dáta tečú?
Podľa procesu. Najčastejšie idú doklady a podklady zo systému do Pohody a stav úhrad späť. Smer sa určuje pre každý typ údaja zvlášť, aby sa dve strany neprepisovali navzájom.
Musíme prejsť na inú verziu Pohody?
Väčšinou nie. Ak sa ale ukáže, že vaša verzia potrebné rozhranie nemá, povieme to a prejdeme možnosti — vrátane tej, že integrácia v danom rozsahu nie je možná.
Kto zostane zdrojom pravdy?
Určuje sa vopred pre každý údaj. Účtovníctvo býva zdrojom pravdy pre doklady a úhrady, obchodný systém pre kontakty a zákazky. Bez tejto dohody vzniknú konflikty.
Čo ak prenos zlyhá?
Integráciu staviame tak, aby sa neúspešný prenos zopakoval a aby bolo vidieť, čo neprešlo. Tichý výpadok pri účtovných dátach je horší než žiadna integrácia.
Prepojíte s Pohodou naše existujúce CRM?
Ak má vaše CRM API alebo spoľahlivý export, áno — medzivrstva sa dá postaviť aj nad cudzím nástrojom. Pri uzavretom CRM bez rozhrania to povieme rovno; vtedy býva riešením vlastné CRM, ktoré na Pohodu napojíme od začiatku.
Dá sa Pohoda prepojiť s e-shopom?
Áno. Najčastejšie idú objednávky a doklady smerom do Pohody a stav úhrad či zásob smerom von. Rozsah závisí od platformy e-shopu a od variantu Pohody — oboje overujeme vopred.
Ďalší krok
Overme, čo sa vo vašej Pohode dá prepojiť.
Na audite zistíme verziu a dostupné rozhranie a povieme, ktoré toky sa dajú spustiť — a ktoré nie.