Firemní systém na míru
Z tabulek do systému, který vede zakázku
Software na zakázku pro firmy, kterým už nestačí Excel a několik programů, co spolu nemluví. Systém zná vaše fáze, vaše role a vaše termíny — a data si s účetnictvím předává sám.
Co v něm firmy nejčastěji vedou
- Zakázky od objednávky po předání
- Kdo co dělá, do kdy a v jakém stavu
- Materiál, subdodávky a náklady zakázky
- Podklady pro fakturaci bez přepisování
- Přehled pro vedení, který nikdo nesestavuje ručně
Kdy je čas
Tři okamžiky, kdy tabulka přestane být nástrojem a začne být rizikem
Excel není špatný nástroj. Je to nástroj pro jednoho člověka — a tady jsou tři místa, kde se to pozná.
Existuje víc verzí pravdy
Soubor je na disku, v mailu a u kolegy v jiné verzi. Otázka „která je ta platná“ se řeší denně a odpověď zná jeden člověk.
Nikdo neví, kdo co změnil
Číslo se v tabulce přepíše a historie zmizí. Když se rozpor najde o měsíc později, nedá se dohledat, kdy vznikl.
Data se přepisují mezi programy
Zakázka je v tabulce, doklad v účetnictví, objednávka v e-shopu. Totéž číslo zadáváte třikrát a jednou špatně.
Hotové řešení vs. na míru
Kdy si vývoj nekupovat
Tohle je poctivá část stránky: existují firmy, kterým se vlastní systém nevyplatí, a je lepší to zjistit teď než po podpisu.
Hotové ERP nebo krabicové řešení
Rychlejší a levnější start, pokud vaše procesy odpovídají tomu, jak software uvažuje.
- Standardní průběh zakázky bez výjimek
- Ochota přizpůsobit firmu softwaru
- Nepotřebujete vlastní pravidla a výpočty
- Cena roste s počtem uživatelů a modulů
- Úpravy jsou možné jen v mezích, které dodavatel dovolí
Firemní systém na míru
Vyšší vstupní investice výměnou za systém, který kopíruje vaše fungování a patří vám.
- Proces, který se do krabice nevejde
- Vlastní pravidla, výpočty a kontroly
- Napojení na účetnictví, e-shop a sklad
- Systém i databáze jsou vaše, bez licence za uživatele
- Změna procesu je úprava, ne stěhování k jinému dodavateli
Z čeho se systém obvykle skládá
Ne moduly z ceníku — části, které firmy reálně potřebují
Řízení zakázek a provozu
- Zakázka se stavy, termíny a odpovědností
- Plán práce a kapacity lidí
- Materiál, subdodávky a náklady na zakázku
- Předání, protokoly a dokumentace
Data, role a přehled
- Role a práva podle toho, kdo co smí vidět
- Historie změn — kdo, kdy a co změnil
- Reporty pro vedení bez ručního sestavování
- Export dat kdykoli, bez příplatku
- Nezadávejte „celou firmu“ najednou — Systém, který má od začátku umět všechno, se nasazuje roky a mění se dřív, než je hotový. První etapa má být jedna oblast, kde to nejvíc bolí.
- Automatizaci nechte na druhou vlnu — Co se opravdu opakuje, je vidět až z běžícího systému. Automatizace navržená předem obvykle automatizuje krok, který zanikne.
- Nejdřív si ujasněte, kde je zdroj pravdy — Když má být zakázka i v novém systému i v tabulce, vzniknou dvě pravdy a žádná se nedá použít.
Jak to probíhá
Od procesu k systému, ve kterém se pracuje
Audit provozu
Projdeme, jak u vás zakázka vzniká, kudy prochází, kdo do ní sahá a kde se zdržuje.
Návrh podle vašeho fungování
Fáze, pole, role, práva a výstupy navrhneme podle toho, co jsme viděli — ne podle šablony ani podle toho, co umí framework.
První použitelná část
Jedna oblast, kterou tým začne používat v ostrém provozu. Chyby v návrhu se tak najdou, dokud jsou levné.
Migrace dat a napojení
Přeneseme, co se přenést dá, a napojíme účetnictví, e-shop a web, aby se přestalo přepisovat.
Převzetí a rozvoj
Systém předáváme funkční a nastavený. Další části přidáváme podle toho, co se v provozu ukáže jako další brzda.
Časté dotazy
Na co se firmy ptají před vlastním systémem
Čím se firemní systém na míru liší od CRM?
CRM vede obchod — poptávky, obchodní případy, follow-upy. Firemní systém vede práci, která přijde potom: zakázku, její fáze, lidi, materiál, termíny a předání. Menší firmy začínají jedním z nich a druhý přidávají později; co potřebujete jako první, vyplyne z toho, kde vám dnes věci padají pod stůl.
Máme všechno v Excelu. Je to důvod k vlastnímu systému?
Samo o sobě ne. Excel je dobrý nástroj, dokud v souboru pracuje jeden člověk. Přestává stačit ve chvíli, kdy existuje víc verzí téhož souboru, kdy nikdo neví, kdo co změnil, nebo když se do něj musí přepisovat data z jiného programu. To jsou tři konkrétní důvody — „máme to v Excelu“ samo o sobě žádný.
Nekoupíme radši hotové ERP?
Pokud vaše procesy odpovídají tomu, jak ERP uvažuje, je hotové řešení levnější a rychlejší a řekneme to. Vlastní systém dává smysl tam, kde by zavedení krabice znamenalo přizpůsobit firmu softwaru, nebo kde by cena úprav a licencí převýšila cenu vlastního řešení.
Co se stane s účetnictvím a e-shopem?
Zůstávají. Systém na míru se běžně napojuje na Pohodu, ABRA Flexi, Money S3, Helios nebo na e-shop včetně Shoptetu, aby se doklady a objednávky nepřepisovaly ručně. Co přesně lze napojit, závisí na verzi a licenci a ověřujeme to při auditu.
Jak dlouho trvá, než v systému pracujeme?
Stavíme po částech. První použitelná část — obvykle evidence zakázek a jejich stavů — bývá hotová dřív než celý rozsah, takže tým v ní pracuje ještě během vývoje zbytku. Harmonogram vzniká po auditu spolu s rozsahem.
Komu systém patří?
Vám, včetně databáze. Neplatíte licenci za uživatele, takže přijetí dalšího člověka není cenová událost, a export dat je součástí řešení, ne příplatek.
Další krok
Popište nám, jak u vás projde jedna zakázka.
Z toho vyplyne, co má systém umět jako první a co si nechat na později. Rozsah i cenu dostanete písemně před zahájením prací.
Rychlý kontakt
Napište nám, co je potřeba vyřešit
Povinná jsou jen dvě pole. Ozveme se týž nebo následující pracovní den.
- Konzultace 20 minut přímo s majitelem
- Termín si vyberete sami v kalendáři
- Pokud vám stačí hotový nástroj, řekneme to